Normas

Normas de funcionamiento del canal de denuncias y notificaciones

1. INTRODUCCIÓN
El Canal de Denuncias y Notificaciones de ITISA es una herramienta para comunicar posibles incumplimientos, ilegalidades o comportamientos inadecuados en el marco de una relación laboral o profesional y poder actuar con celeridad y eficacia de acuerdo con los siguientes principios:
Garantía de confidencialidad de la identidad de la persona informante y de cualquier tercero/a mencionado/a, así como del tratamiento de la información y su investigación.
Garantías frente a la adopción de represalias.
Respeto al principio de presunción de inocencia y derecho de defensa de las partes afectadas.
Garantía de independencia, imparcialidad y ausencia de conflictos de interés.
Tramitación efectiva de las comunicaciones.

La persona informante queda al amparo de lo dispuesto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

ITISA se compromete a proporcionar una respuesta adecuada y comprobar cualquier sospecha de irregularidad, así como a adoptar las medidas que en cada caso considere oportunas para reparar sus consecuencias y evitar futuras repeticiones con el objetivo de mejorar el entorno profesional.

2. RÉGIMEN JURÍDICO

El Canal de Denuncias y Notificaciones de ITISA ha sido configurado de conformidad y en aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción y a la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre Infracciones del Derecho de la Unión.

Las normas descritas en el presente documento regulan el funcionamiento del Canal de Denuncias y Notificaciones de ITISA, así como el régimen de derechos, deberes, garantías, términos y condiciones de uso del mismo.

ITISA se reserva el derecho a modificar su contenido, cuando lo estime oportuno.

3. ÁMBITO DE APLICACIÓN

El Canal de Denuncias y Notificaciones está dirigido a cualquier persona que pertenezca a la organización de ITISA, pero también a otras personas ajena a la empresa que puedan tener conocimiento de una posible irregularidad o conducta prohibida cometida por alguien de la organización.

Puede ser usado por cualquiera de las personas enumeradas en el artículo 3 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

Las conductas que pueden ser objeto de denuncia a través de nuestro Canal de Denuncias y Notificaciones son las recogidas en el artículo 2.1 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, en concreto:

Cualquier acción u omisión que pueda constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea.
Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.
Cualquier conducta contraria y/o incumplimiento de procedimientos, protocolos, políticas y/o normas internas.

4. ACEPTACIÓN DE LAS NORMAS DE FUNCIONAMIENTO DEL CANAL

La utilización del Canal de Denuncias y Notificaciones supone la aceptación de sus Normas de Funcionamiento.
ITISA será responsable de la implantación y la gestión del Canal y tiene la condición de responsable del tratamiento de los datos personales de conformidad con lo dispuesto en la normativa sobre protección de datos personales, pudiendo delegar su gestión y reservándose la facultad de interpretación en caso de duda o discrepancia en la utilización del mismo.

5. MEDIDAS DE PROTECCIÓN DE LA PERSONA DENUNCIANTE/INFORMANTE

Durante la recepción, tramitación e investigación interna de las denuncias o comunicaciones, se aplicarán los siguientes principios y garantías:

5.1. Prohibición de Represalias

ITISA en ningún caso tolerará represalias, discriminación o penalización contra una persona que utilice el Canal de Denuncias y Notificaciones de buena fe y de acuerdo con las normas de funcionamiento.
No obstante, cuando el proceso de investigación de denuncia o investigación determine mala fe en los hechos denunciados ITISA se reserva el derecho a adoptar las medidas disciplinarias que estime oportunas.
Cuando se quiera dar aviso de represalia motivada por haber presentado denuncia o queja, se podrá notificar también a través de este mismo canal y será atendida igualmente para poder resolverla.

5.2. Confidencialidad

La persona Responsable del Sistema observará el más estricto secreto y confidencialidad sobre la identidad de denunciantes y denunciado/as, cuando tenga conocimiento de dichas identidades.
Quedan exceptuadas las comunicaciones necesarias para el desempeño de las funciones previstas en estas Normas o por requerimiento de las autoridades judiciales.
Para el supuesto de que algún/a asesor/a externo participe en la investigación de los hechos, estará sujeto/a a la misma obligación de confidencialidad y secreto profesional.

5.3. Anonimato

El propio Canal de Denuncias y Notificaciones proporciona a las personas denunciantes la posibilidad de formular denuncias de forma totalmente anónima.

5.4. Celeridad
Se evitarán dilaciones injustificadas en el proceso de investigación y resolución de la denuncia.
5.5. Medidas ante situaciones de conflicto de intereses
En el caso de que los hechos comunicados puedan generar conflicto de intereses, la persona afectada se abstendrá de intervenir en el proceso de tramitación y gestión de la denuncia.
Se entenderá que existe este conflicto cuando los intereses particulares de alguna persona puedan limitar su capacidad de llevar a cabo, con la debida objetividad, neutralidad e imparcialidad, la tramitación e instrucción de las denuncias.
Como consecuencia de lo anterior, si la persona denunciante sospechara que los hechos pudieran implicar una situación de conflicto de interés, deberá solicitar a la Gerencia de la empresa encomendar a una persona experta externa la tramitación e instrucción de la denuncia.

6. PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN Y TRAMITACIÓN DE LAS DENUNCIAS y NOTIFICACIONES

6.1. Gestión del Canal
La gestión del Canal de Denuncias y Notificaciones corresponde a la persona Responsable del Sistema, quien podrá externalizarlo si lo estima necesario. Dicha gestión implica:

Recepción, verificación y tratamiento de las comunicaciones recibidas.
Gestión y mantenimiento del archivo de los casos recibidos y de los expedientes generados.
Revisión y control del funcionamiento del Canal.

6.2. Recepción de denuncias
Las denuncias/notificaciones se presentarán preferentemente mediante el formulario incluido en la web de ITISA www.itisa.net “Canal de Denuncias y Notificaciones”.

El Canal no pretende en ningún caso ser impedimento para presentar una denuncia o queja de forma presencial/verbal; esta vía debe gozar de garantías similares y en muchas ocasiones debería ser la forma natural de comunicación.

6.3. Canales externos
De conformidad con el art. 9.2.b) de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, se informa que existen canales externos de información ante la autoridad competente, por ejemplo:

Canal anónimo de denuncias de la Oficina antifraude de Cataluña
https://www.antifrau.cat/ca/investigacio/denuncieu.html
bustiaoac@antifrau.cat

6.4. Proceso de tramitación de las denuncias/notificaciones recibidas
La tramitación deberá realizarse respetando las siguientes fases y condiciones:
1. Recepción de la comunicación
2. Análisis preliminar
3. Admisión a trámite
4. Registro
5. Acuse de recibo
6. Instrucción
7. Resolución y propuesta de actuación
8. Comunicación de la Resolución a los afectados
9. Cierre del expediente

6.4.1. Recepción de la comunicación

La persona Responsable del Sistema, en función del contenido de la comunicación actuará:
Si se trata de una consulta responderá a la mayor brevedad posible a las cuestiones planteadas, por la misma vía por la que le fue hecha la consulta.
Si es un posible incumplimiento o mala conducta se tratará como una denuncia y se someterá a análisis preliminar para determinar su aceptación o rechazo.

6.4.2. Análisis preliminar

La persona Responsable del Sistema realizará un análisis preliminar para decidir si admite la denuncia o si la rechaza, exponiendo los motivos mediante una ficha que contendrá la información siguiente:

– Número de referencia y fecha de recepción
– Relación de datos y documentos aportados
– Valoración del contenido de la denuncia y de la fiabilidad de la persona denunciante
– Decisión sobre su admisión o no a trámite
– Si procede, medidas excepcionales adoptadas por motivos de urgencia

6.4.3. Admisión a trámite
No se tramitará ninguna denuncia que no implique una posible irregularidad o acto contrario a la legalidad o normas internas de ITISA.
Para ser admitidas las denuncias deberán contener una descripción de los hechos denunciados.

La falta de identificación de la persona denunciante (denuncia anónima) en ningún caso será motivo para descartar la tramitación de una denuncia.

6.4.4. Registro

ITISA llevará un registro de las denuncias admitidas a trámite, mediante un número de referencia único que asegure el anonimato de su contenido.

6.4.5. Acuse de recibo
Analizada de forma preliminar la denuncia, siempre que la persona denunciante se hubiera identificado, se le remitirá acuse de recibo con alguna de la siguiente información:

Si la denuncia se considera improcedente o no afín a este procedimiento se remitirá comunicación a la persona denunciante informando de ello.
Si es el caso, se informará del traslado de su comunicación a otros canales o vías de tramitación comerciales o de otra índole.
Cuando la denuncia sea considerada pertinente, pero su contenido sea insuficiente o no proporcione el detalle necesario para poder iniciar la instrucción del expediente, se notificará a la persona denunciante de la aceptación de la comunicación y se le solicitará la información adicional necesaria.
Cuando la denuncia sea pertinente, y la información o documentación facilitada sea suficiente para el inicio de la instrucción del expediente, se remitirá una notificación informando a la persona denunciante sobre el inicio de la gestión de la instrucción.

El acuse de recibo se realizará en el plazo máximo de 7 días naturales a la recepción de la denuncia, salvo cuando ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

ITISA excluirá la identidad de la persona denunciante o de aquellos datos que la puedan delatar en cualquier comunicación o información que se dirija a la persona denunciada.

6.4.6. Instrucción

La persona Responsable del Sistema informará a la persona denunciada del contenido de la denuncia que le afecte, y de su derecho a presentar alegaciones por escrito y acreditar su posición respecto de su contenido. En ningún caso se comunicará la identidad de la persona informante ni se dará acceso a la comunicación realizada.

En el transcurso de la instrucción se podrán llevar a cabo las siguientes actuaciones:

– Solicitud de información adicional: cuando sea necesario, se le requerirá a la persona que ha realizado la comunicación que aporte documentos o datos que puedan acreditar el hecho o conducta irregular.
– Comprobación de la veracidad y exactitud de la comunicación en relación con la conducta descrita, respetando los derechos de los sujetos afectados.
Todas las personas de ITISA deberán estar dispuestas a colaborar durante el proceso de verificación. Las intervenciones de testigos y personas afectadas tendrán carácter confidencial.
– Entrevista con la persona denunciada respetando sus derechos. Se le informará del contenido de la denuncia para que pueda exponer su versión y aportar pruebas, si las tiene.
– Entrevista con las personas que pudieran verse involucradas.
– Atendiendo a la naturaleza de los hechos investigados, las entrevistas podrán realizarse con la presencia de un/a testigo.
– Informes periciales de profesionales expertos/as.
– Acceso a documentos relacionados con el hecho denunciado, incluyendo los correos corporativos de la persona denunciada, conforme las normas establecidas para ello.

Se dejará constancia escrita de todas las entrevistas o reuniones realizadas mediante documento tipo acta o similar, que será firmada por todas las personas intervinientes al finalizar, incluyendo las que actúen como testigos.

6.4.7. Resolución y propuesta de actuación
Concluido el proceso de instrucción la persona Responsable del Sistema redactará un informe con la conclusión o propuesta de resolución, que contendrá el contenido:

– Descripción de la denuncia
– Acciones realizadas durante la instrucción y documentación analizada relevante
– Resultados obtenidos en la investigación
– Valoración de los hechos acreditados y comprobados
– Propuesta, en su caso, de medidas correctivas

Todo el proceso deberá completarse en el menor plazo posible, no superando los tres meses, salvo que la naturaleza de los hechos investigados así lo requiriese.

Con independencia de las medidas anteriores, si se comprueba que los hechos tuvieran relación con una actuación administrativa o judicial, sea parte o no de ITISA, se informará a las autoridades competentes.

Si queda probado que una denuncia ha sido interpuesta de mala fe en base a datos falsos o tergiversados, ITISA podrá interponer las medidas disciplinarias que estime convenientes.

6.4.8. Comunicación de la resolución a las personas afectadas
La persona Responsable del Sistema comunicará por escrito la finalización de la instrucción a la persona denunciante y a la denunciada, indicando si se ha producido o no un incumplimiento de la normativa aplicable.

6.4.9. Cierre del expediente

La persona Responsable del Sistema creará un registro de las denuncias y su resolución sin que en él consten datos personales.