Normes

Normes de funcionament del canal de denúncies i notificacions

1. INTRODUCCIÓ
El Canal de Denúncies i Notificacions d’ITISA és una eina per comunicar possibles incompliments, il·legalitats o comportaments inadequats en el marc d’una relació laboral o professional i poder actuar amb celeritat i eficàcia d’acord amb els següents principis:
Garantia de confidencialitat de la identitat de la persona informant i de qualsevol tercer/a esmentat/ada, així com del tractament de la informació i la seva investigació.
Garanties davant l’adopció de represàlies.
Respecte al principi de presumpció d’innocència i dret de defensa de les parts afectades.
Garantia d’independència, imparcialitat i absència de conflictes d’interès.
Tramitació efectiva de les comunicacions.

La persona informant queda a l’empara del que disposa la Llei 2/2023, de 20 de Febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.

ITISA es compromet a proporcionar una resposta adequada i comprovar qualsevol sospita d’irregularitat, així com a adoptar les mesures que en cada cas consideri oportunes per reparar les seves conseqüències i evitar futures repeticions amb l’objectiu de millorar l’entorn professional.

2. RÈGIM JURÍDIC

El Canal de Denúncies i Notificacions d’ITISA ha estat configurat de conformitat i en aplicació de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció i la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlament Europeu i del Consell de 23 d’octubre de 2019, relativa a la protecció de les persones que informin sobre Infraccions del Dret de la Unió.

Les normes descrites en el present document regulen el funcionament del Canal de Denúncies i Notificacions d’ITISA, així com el règim de drets, deures, garanties, termes i condicions d’ús del mateix.

ITISA es reserva el dret a modificar-ne el contingut, quan ho estimi oportú.

3. ÀMBIT D’APLICACIÓ

El Canal de Denúncies i Notificacions està adreçat a qualsevol persona que pertanyi a l’organització d’ITISA, però també a altres persones alienes a l’empresa que puguin tenir coneixement d’una possible irregularitat o conducta prohibida comesa per algú de l’organització.

Pot ser usat per qualsevol de les persones enumerades a l’article 3 de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, reguladora de la protecció de les persones que informin sobre infraccions normatives i de lluita contra la corrupció.

Les conductes que poden ser objecte de denúncia a través del nostre Canal de Denúncies i Notificacions són les recollides a l’article 2.1 de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, en concret:

Qualsevol acció o omissió que pugui constituir infraccions del Dret de la Unió Europea.
Accions o omissions que puguin ser constitutives d’infracció penal o administrativa greu o molt greu.
Qualsevol conducta contrària i/o incompliment de procediments, protocols, polítiques i/o normes internes.

4. ACCEPTACIÓ DE LES NORMES DE FUNCIONAMENT DEL CANAL

La utilització del Canal de Denúncies i Notificacions suposa l’acceptació de les seves Normes de Funcionament.
ITISA serà responsable de la implantació i la gestió del Canal i té la condició de responsable del tractament de les dades personals de conformitat amb el que disposa la normativa sobre protecció de dades personals, podent delegar la seva gestió i reservant-se la facultat d’interpretació en cas de dubte o discrepància en la utilització del mateix.

5. MESURES DE PROTECCIÓ DE LA PERSONA DENUNCIANT/INFORMANT

Durant la recepció, tramitació i investigació interna de les denúncies o comunicacions, s’aplicaran els següents principis i garanties:

5.1. Prohibició de Represàlies

ITISA en cap cas tolerarà represàlies, discriminació o penalització contra una persona que utilitzi el Canal de Denúncies i Notificacions de bona fe i d’acord amb les normes de funcionament.
No obstant això, quan el procés d’investigació de denúncia o investigació determini mala fe en els fets denunciats ITISA es reserva el dret a adoptar les mesures disciplinàries que estimi oportunes.
Quan es vulgui donar avís de represàlia motivada per haver presentat denúncia o queixa, es podrà notificar també a través d’aquest mateix canal i serà atesa igualment per poder resoldre-la.

5.2. Confidencialitat

La persona Responsable del Sistema observarà el més estricte secret i confidencialitat sobre la identitat de denunciants i denunciat/des, quan tingui coneixement d’aquestes identitats.
Queden exceptuades les comunicacions necessàries per a l’acompliment de les funcions previstes en aquestes Normes o per requeriment de les autoritats judicials.
Per al supòsit que algun/a assessor/a extern participi en la investigació dels fets, estarà subjecte/a a la mateixa obligació de confidencialitat i secret professional.

5.3. Anonimat

El mateix Canal de Denúncies i Notificacions proporciona a les persones denunciants la possibilitat de formular denúncies de forma totalment anònima.

5.4. Celeritat
S’ evitaran dilacions injustificades en el procés d’investigació i resolució de la denúncia.
5.5. Mesures davant situacions de conflicte d’interessos
En el cas que els fets comunicats puguin generar conflicte d’interessos, la persona afectada s’ abstindrà d’intervenir en el procés de tramitació i gestió de la denúncia.
S’ entendrà que existeix aquest conflicte quan els interessos particulars d’alguna persona puguin limitar la seva capacitat de dur a terme, amb la deguda objectivitat, neutralitat i imparcialitat, la tramitació i instrucció de les denúncies.
Com a conseqüència de l’anterior, si la persona denunciant sospités que els fets poguessin implicar una situació de conflicte d’interès, haurà de demanar a la Gerència de l’empresa encomanar a una persona experta externa la tramitació i instrucció de la denúncia.

6. PROCEDIMENT DE GESTIÓ I TRAMITACIÓ DE LES DENÚNCIES i NOTIFICACIONS

6.1. Gestió del Canal
La gestió del Canal de Denúncies i Notificacions correspon a la persona Responsable del Sistema, qui podrà externalitzar-ho si ho estima necessari. Aquesta gestió implica:

Recepció, verificació i tractament de les comunicacions rebudes.
Gestió i manteniment de l’arxiu dels casos rebuts i dels expedients generats.
Revisió i control del funcionament del Canal.

6.2. Recepció de denúncies
Les denúncies/notificacions es presentaran preferentment mitjançant el formulari inclòs al web d’ITISA www.itisa.net “Canal de Denúncies i Notificacions”.

El Canal no pretén, en cap cas, ser impediment per presentar una denúncia o queixa de forma presencial/verbal; aquesta via ha de gaudir de garanties similars i en moltes ocasions hauria de ser la forma natural de comunicació.

6.3. Canals externs
De conformitat amb l’article 9.2.b) de la Llei 2/2023, de 20 de febrer, s’informa que existeixen canals externs d’informació davant l’autoritat competent, per exemple:

Canal anònim de denúncies de l’Oficina de Catalunya https://www.antifrau.cat/ca/investigacio/denuncieu.html
bustiaoac@antifrau.cat

6.4. Procés de tramitació de les denúncies/notificacions rebudes
La tramitació s’haurà de realitzar respectant les fases i condicions següents:
1. Recepció de la comunicació
2. Anàlisi preliminar
3. Admissió a tràmit
4. Registre
5. Justificant de recepció
6. Instrucció
7. Resolució i proposta d’actuació
8. Comunicació de la Resolució als afectats
9. Tancament de l’expedient

6.4.1. Recepció de la comunicació

La persona responsable del Sistema, en funció del contingut de la comunicació actuarà:
Si es tracta d’una consulta respondrà com més aviat millor a les qüestions plantejades, per la mateixa via per la qual li va ser feta la consulta.
Si és un possible incompliment o mala conducta es tractarà com una denúncia i se sotmetrà a anàlisi preliminar per determinar la seva acceptació o rebuig.

6.4.2. Anàlisi preliminar

La persona Responsable del Sistema realitzarà una anàlisi preliminar per decidir si admet la denúncia o si la rebutja, exposant els motius mitjançant una fitxa que contindrà la informació següent:

– Número de referència i data de recepció
– Relació de dades i documents aportats
– Valoració del contingut de la denúncia i de la fiabilitat de la persona denunciant
– Decisió sobre la seva admissió o no a tràmit
– Si escau, mesures excepcionals adoptades per motius d’urgència

6.4.3. Admissió a tràmit
No es tramitarà cap denúncia que no impliqui una possible irregularitat o acte contrari a la legalitat o normes internes d’ITISA.
Per ser admeses les denúncies hauran de contenir una descripció dels fets denunciats.

La falta d’identificació de la persona denunciant (denúncia anònima) en cap cas serà motiu per descartar la tramitació d’una denúncia.

6.4.4. Registre

ITISA portarà un registre de les denúncies admeses a tràmit, mitjançant un número de referència únic que asseguri l’anonimat del seu contingut.

6.4.5. Justificant de recepció
Analitzada de forma preliminar la denúncia, sempre que la persona denunciant s’hagués identificat, se li remetrà justificant de recepció amb alguna de la següent informació:

Si la denúncia es considera improcedent o no adient a aquest procediment es remetrà comunicació a la persona denunciant informant d’aquest fet.
Si és el cas, s’ informarà del trasllat de la seva comunicació a altres canals o vies de tramitació comercials o d’una altra índole.
Quan la denúncia sigui considerada pertinent, però el seu contingut sigui insuficient o no proporcioni el detall necessari per poder iniciar la instrucció de l’expedient, es notificarà a la persona denunciant de l’acceptació de la comunicació i se li demanarà la informació addicional necessària.
Quan la denúncia sigui pertinent, i la informació o documentació facilitada sigui suficient per a l’inici de la instrucció de l’expedient, es remetrà una notificació informant la persona denunciant sobre l’inici de la gestió de la instrucció.

El justificant de recepció es realitzarà en el termini màxim de 7 dies naturals a la recepció de la denúncia, llevat que això pugui posar en perill la confidencialitat de la comunicació.

ITISA exclourà la identitat de la persona denunciant o d’aquelles dades que la puguin delatar en qualsevol comunicació o informació que es dirigeixi a la persona denunciada.

6.4.6. Instrucció

La persona Responsable del Sistema informarà la persona denunciada del contingut de la denúncia que l’afecti, i del seu dret a presentar al.legacions per escrit i acreditar la seva posició respecte del seu contingut. En cap cas es comunicarà la identitat de la persona informant ni es donarà accés a la comunicació realitzada.

En el transcurs de la instrucció es podran dur a terme les actuacions següents:

– Sol·licitud d’informació addicional: quan sigui necessari, se li requerirà a la persona que ha realitzat la comunicació que aporti documents o dades que puguin acreditar el fet o conducta irregular.
– Comprovació de la veracitat i exactitud de la comunicació en relació amb la conducta descrita, respectant els drets dels subjectes afectats.
Totes les persones d’ITISA hauran d’estar disposades a col·laborar durant el procés de verificació. Les intervencions de testimonis i persones afectades tindran caràcter confidencial.
– Entrevista amb la persona denunciada respectant els seus drets. Se l’informarà del contingut de la denúncia perquè pugui exposar la seva versió i aportar proves, si en té.
– Entrevista amb les persones que poguessin veure’s involucrades.
– Atenent la naturalesa dels fets investigats, les entrevistes podran realitzar-se amb la presència d’un/a testimoni.
– Informes pericials de professionals experts/es.
– Accés a documents relacionats amb el fet denunciat, incloent-hi els correus corporatius de la persona denunciada, conforme les normes establertes per a això.

Es deixarà constància escrita de totes les entrevistes o reunions realitzades mitjançant document tipus acta o similar, que serà signada per totes les persones intervinents en finalitzar, incloent les que actuïn com a testimonis.

6.4.7. Resolució i proposta d’actuació
Conclòs el procés d’instrucció la persona Responsable del Sistema redactarà un informe amb la conclusió o proposta de resolució, que contindrà el contingut:

– Descripció de la denúncia
– Accions realitzades durant la instrucció i documentació analitzada rellevant
– Resultats obtinguts en la recerca
– Valoració dels fets acreditats i comprovats
– Proposta, si s’escau, de mesures correctives

Tot el procés s’haurà de completar en el menor temps possible, no superant els tres mesos, llevat que la naturalesa dels fets investigats així ho requerís.

Amb independència de les mesures anteriors, si es comprova que els fets tinguessin relació amb una actuació administrativa o judicial, sigui part o no d’ITISA, s’informarà les autoritats competents.

Si queda provat que una denúncia ha estat interposada de mala fe en base a dades falses o tergiversades, ITISA podrà interposar les mesures disciplinàries que estimi convenients.

6.4.8. Comunicació de la resolució a les persones afectades
La persona Responsable del Sistema comunicarà per escrit la finalització de la instrucció a la persona denunciant i a la denunciada, indicant si s’ha produït o no un incompliment de la normativa aplicable.

6.4.9. Tancament de l’expedient

La persona Responsable del Sistema crearà un registre de les denúncies i la seva resolució sense que hi constin dades personals.